Az iratrendezőket legfőképp abból a célból alkalmazzuk, hogy dokumentumaink, irataink egyszerűen visszakereshetők legyenek. E tekintetben a rendszerezés épp annyira lényeges otthon, a mindennapok során, mint egy irodai környezetben.
Nem szabad azonban megfeledkezni a kiegészítőkről, praktikus kellékekről sem, melyek beszerezhetők például az Irodaplus online papír írószer választékából. Ilyenek a tollak, ceruzák, jelölőfilcek és post-it cetlik, melyek segítenek az ötletek lejegyzésében és a fontos információk kiemelésében.
Nem egyszer olvashatjuk a hírekben, hogy kulcsfontosságú információk tűnnek el az iratok hanyag tárolása miatt. Vegyünk ennek elejét!
Felhasználási területek
Életünk több területén is kulcsfontosságú szerepet töltenek be, hiszen jelen vannak az irodákban, otthonunkban és az oktatásban egyaránt.
A munkahelyi környezetben is elengedhetetlenek. Általuk sokkal hatékonyabbak lehetünk, a rendszerezés úgymond alapfeltétel. A hivatalos dokumentumok keresésével rengeteg időnk elúszna, sőt, így könnyen hibázhatunk, ha például eltűnik egy szerződés, vagy összekeveredik egy másik anyaggal.
Az irodaplus.hu iratrendezői segítenek abban, hogy rendszerezetten tároljuk a legfontosabb dokumentumokat, azokhoz bármikor hozzáférhessünk. Emellett arra is módot kínálnak, hogy különválasszuk a személyes, a munkahelyi, a pénzügyi iratainkat és az egészségügyi leleteinket. Az átláthatóság életünk minden részterületén kulcskérdés. A mappák, dossziék és irattartók ily módon nélkülözhetetlen kiegészítők a mindennapok során.
Fontos megemlítenünk az oktatásban betöltött szerepüket is. A jól felépített jegyzetek, rendszerezett tananyagok segítenek a tanulásban, a vizsgákra történő felkészülésben, ami természetesen jobb eredményeket is jelent.
Miért rendszerezzük az iratainkat?
Jelentős mennyiségű időt takaríthatunk meg: a rendezetlen iratokban könnyű elveszni. A keresés ilyenkor különösen időrabló tevékenység lehet, főleg akkor okoz bosszúságot, ha sürgősen lenne szükségünk egy dokumentumra.
Hatékonyság növelése: a rendszerezés révén könnyebb követni a munkafolyamatokat, betartani a határidőket, és figyelemmel kísérni a beérkező és kimenő dokumentumokat. Ez különösen hasznos olyan munkakörnyezetben, ahol sok a papírmunka, és nagyobb figyelmet kell fordítani a dokumentumkezelésre.
A kaotikus iratrendszerek gyakran felesleges stresszforrások, ellenben egy átlátható, jól szervezett munkakörnyezetben jobban összpontosíthatunk, és elejét vehetjük az állandó feszültségnek.
Könnyebb ügyintézés, visszakereshetőség
A fontos pénzügyi vagy jogi iratok, például számlák, szerződések vagy adóbevallások rendszerezett tárolása megkönnyíti az ügyintézést. Az iratrendezők lehetővé teszik a hosszú távú megőrzést, és egyszerűbben is visszakereshetjük a szükséges dokumentumokat.
